Construire plusieurs index automatiques dans Word, avec des sous-entrées

Très vite fait, puisque je viens de passer l’après-midi à essayer de me débrouiller avec ça et que j’ai mis du temps à trouver les bonnes infos sur Internet : un récap pour construire, sous Word, un index multiple de fin de thèse, qui se remplisse de manière automatique, et qui comprenne des sous-entrées.

Plan de l’article :

 

L’index multiple

L’interface graphique simple de Word permet d’insérer en fin de thèse un index : pour en avoir plusieurs, il faut passer par des tableaux de correspondance. Ça peut être utile : pour distinguer index de corpus et index bibliographique, index notionnel, etc.

Les explications que donnent Jacqueline Frey-Schuler ici sont très claires :

« Word – Créer deux index à l’aide d’un tableau de concordance »

 

À noter : dans ma version de Word, le « Insertion > Champ > Table et index > Index » n’existe pas (seconde étape, une fois que le marquage est fait). Solution : insérer un index directement, puis clic-droit, « Modifier les champs ».

Si on veut qu’un nom apparaisse dans différents index : dans ce cas, on écrit « Entrée concernée "\f" a b ». Les deux noms de code des index à la suite, sans séparateur autre qu’un simple espace. Autre possibilité : faire une ligne avec « a », une ligne avec « b » (mais c’est plus lourd).

En doublant l’entrée

En adossant les deux noms d’index

Les noms se trouvent dans l’index bibliographique…

… et dans l’index des autrices

 

À noter aussi : Jacqueline Frey-Schuler explique rapidement ce que signifient les « commutateurs », mais pas besoin de comprendre ce que c’est exactement, de les apprendre par cœur ou d’en chercher une liste exhaustive ailleurs, on les trouve avec les explications dans les « Options » quand on cherche à modifier le champ. Donc même sans rien comprendre a priori, on peut s’en sortir. C’est facile, par exemple :

  • \f "a" = « ne prends que les lignes qui appartiennent à l’index “a” (“Index des auteurs”) »
  • \e " : " = « entre l’entrée et les numéros de page, mets un « : »
  • \c "2" = « mets-moi deux colonnes »
  • \h " " = « ajoute un espace plus grand quand on change de lettre dans l’index. »

À noter encore, si on veut comprendre ce qu’on écrit dans le tableau : dans « Contenu "\f "c », les guillemets ne sont pas vraiment là où ils donnent l’impression d’être : en réalité, une fois transmis à l’index, ils encadrent d’abord le « Contenu », puis le nom de code de l’index (« c »). En fait, à la fin dans les métadonnées du fichier word, on aura « {XE "Contenu" \f "c"} ». Ça peut être important de l’avoir en tête, au cas où il y aurait des bugs par la suite.

Pour comparer la distribution des guillemets :

Ce qu’on met dans le tableau

Ce qui apparaît dans le code du fichier Word ensuite

 

Les sous-entrées d’index

L’interface graphique de Word permet de gérer assez facilement la hiérarchie des entrées… si on ne passe pas par un tableau de concordance qui automatise la tâche. Mais c’est facile à faire, l’entrée de destination s’écrit alors « Entrée principale: Entrée secondaire ». Il faut les mettre entre guillemets.

Là aussi, Jacqueline Frey-Schuler donne des explications très claires : « Word – Créer un index de sous-sections à l’aide d’un tableau de concordances ».

Dans le tableau (unique), j’ai une entrée qui spécifie « index b » (bibliographique), et une autre qui spécifie « index n » (notionnel)

J’ai donné un exemple plus haut de l’index bibliographique, voilà l’apparition de l’index notionnel

 

Les deux à la fois (tant qu’on y est !)

Ça se corse un tout petit peu quand on tente de fusionner les deux principes : prévoir à la fois un index multiple et des sous-entrées d’index.

Par exemple, disons que je veuille un index « autrices du corpus » et un index « biblio », mais que je veuille aussi, à l’intérieur d’entre eux, créer des sous-entrées : par exemple, pour Monique Wittig dans l’index « Autrices », je vais avoir envie de faire une sous-entrée « Les Guérillères », une autre « Le Corps lesbien ».

Est-ce qu’il suffit d’écrire dans le tableau quelque chose comme « Monique Wittig : Les Guérillères "\f "a » ? Que nenni ! Et avec des guillemets, ça ne marche pas non plus : « "Monique Wittig: Les Guérillères" "\f "a ».

La faute à ce que je relevais plus haut, la distribution des guillemets dans le code Word final. Solution : utiliser des guillemets simples, pour que Word évite de s’emmêler les pinceaux entre les différents guillemets. Soit : « 'Monique Wittig: Les Guérillères' "\f " a ».

Et là, ça marche !

Ce qu’il faut écrire dans le tableau d’indexation : attention aux types de guillemets

Ce que ça donne dans l’index final : une section Wittig distincte, et toutes les sous-entrées par œuvres

Note : on peut remarquer que les guillemets simples… apparaissent dans l’index (avant l’entrée, après la sous-entrée). On peut les retirer à la main. Ça défie ma logique : s’ils apparaissent ici, c’est apparemment qu’ils ne servent à rien, qu’ils ne sont pas pris en compte comme éléments de code. Mais si je les supprime, pourtant, l’index se met à faire n’importe quoi (je me retrouve avec une liste infinie d’entrées Wittig). Si quelqu’un·e comprend ce mystère, je suis preneuse…

 

Notes supplémentaires

1. Tout ça c’est pratique parce que ça permet la composition automatique de l’index, pas besoin de tout marquer à la main. Mais ça ne suffit pas : il faut quand même re-vérifier derrière, parce qu’il y aura parfois surinterprétation — les relevés de page risquent d’être un peu trop exhaustifs.

2. Contrairement à LibreOffice Writer, quand on passe par le marquage automatique, Word ne regroupe pas tout seul les pages qui se suivent (pour transformer un « 3, 4, 5, 6, 7 » en « 3-7 »). Solutions : soit marquer soi-même une « étendue de pages » à la main, dans le texte, que l’index saura ensuite reconnaître, soit, à la toute fin de l’édition, remplacer soi-même les zones concernées par des tirets, directement dans la zone d’index1.

3. Pour la mise en forme, ça se passe dans les styles de Word : Index 1, Index 2, etc. Là par exemple, pour gérer les espaces, la police, mettre les petites majuscules, etc.

4. Attention aux types de guillemets : que ce soit pour le guillemet double ou le guillemet simple, il faut utiliser la typographie anglaise (traits droits).

 

 

Notes :

  1. Mais alors : faire attention aux ambiguïtés, éviter peut-être de faire ça pour les zones où en fait, de l’autrice, il n’est pas tant question que ça… []

OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Aurore Turbiau (4 septembre 2021). Construire plusieurs index automatiques dans Word, avec des sous-entrées. Littératures engagées. Consulté le 18 juillet 2024 à l’adresse https://doi.org/10.58079/oe0i


Aurore Turbiau

Docteure en littérature comparée, actuellement ATER en littérature française et études de genre (Université Lyon 2 Lumière, Passages). Spécialiste sur le sujet des littératures politiques des années 1970-1980, spécialement féministes et lesbiennes, entre la France et le Québec.

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6 réponses

  1. Un grand merci à vous pour cet article très clair qui m’a permis de faire plusieurs index pour mon propre manuscrit de thèse. Pourtant familier de Word et des index simples, je ne m’en serais pas sorti sans votre aide.

  2. Mathieu Messager dit :

    Bonjour, merci pour votre article très précieux! Il m’a beaucoup aidé pour lancer un travail éditorial de longue haleine… Je tente une question, afin d’approfondir les choses (je ne trouve l’information nulle part) : savez-vous comment faire pour distinguer dans l’INDEX, les renvois aux références qui se trouvent en notes de bas de page? Par exemple, pour le nom nom de “Barthes” cité plusieurs fois, dans le corps du texte et dans une note de bas de page, il serait utile pour le lecteur d’avoir un petit “n” lui indiquant que la référence est en bas de page. Ainsi : Barthes, Roland : 9, 10, 76, 98n, 109. Merci d’avance pour vos éclairages.

  3. M dit :

    Bonjour,
    Tout d’abord merci infiniment pour ce billet qui m’a bien aidée pour créer mon index de thèse !
    J’ai peut-être une solution pour éviter les guillemets errants dans les sous-sections: dans le fichier de concordance, je n’ai pas utilisé de guillemets pour créer les sous sections, uniquement les deux points. Donc par exemple : Wittig, Monique:Les Guerrières(puis les commutateurs). Et ça a fonctionné pour moi ! Il faut faire attention à ce qu’il n’y ait pas d’espace avant et après les deux points; et si on met un espace entre Wittig, Monique il faut bien le mettre à chaque fois.

  1. 22/10/2021

    […] 🧱 Aurore Turbiau annonce la parution du numéro 26 de la revue Fabula-LHT, « Situer la théorie : pensées de la littérature et savoirs situés ». L’ensemble du sommaire est à tomber par terre, aussi bien les articles du dossier principal que les compte-rendus d’ouvrages. Elle y propose pour sa part un article sur le rapport que les écrivaines Hélène Cixous et Monique Wittig entretiennent avec « la théorie », rapport malaisé qui se trouve à la fondation de nouvelles épistémologies féministes. Elle y publie aussi un compte-rendu de Living a Feminist Life de Sara Ahmed, focalisé sur ce que signifie théoriser et travailler en féministe et militante intersectionnelle au sein de l’université actuelle, ainsi qu’un bout de traduction du texte de Ahmed sur les pratiques et généalogies citationnelles. Par ailleurs, elle signale un billet qui peut rendre service aux masterant·es, doctorant·es ou tou·tes autres rédacteur·ices en fin de rédaction, qui récapitule comment on peut créer des index un peu complexes et automatisés sous Word. […]

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